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Ilias Vassiliou

Datenschutzhinweis Bewerbungen

Datenschutzinfos für Bewerbungen, Recruiting & Recherchen auf Karriere-/Job-Plattformen

Hier in­for­mie­ren wir Sie über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten im Be­wer­bungs­ver­fah­ren bei uns selbst so­wie rund um die Recherche und Ansprache po­ten­ti­el­ler Be­wer­ber (Kandidaten) bei der Di­rekt­an­spra­che über be­ruf­li­che so­ziale Netz­werke und Job-Plattformen (z.B. XING, LinkedIn, Indeed) im Rahmen des sog. »Ac­tive Sour­cing«. Dies gilt für unsere eigenen Jobs sowie die Besetzung von Stellen unserer Mandanten, für die wir beauftragt worden sind. Diese Regelungen fin­den An­wen­dung ergänzend zu un­se­ren generellen Datenschutzinfos.

1. Zum generellen Zweck unseres Angebots

Wesentlicher Sinn und Zweck unseres Angebots über diese Website und unsere Dienstleistungen ist die Anbahnung und Vermittlung von festen Beschäftigungsverhältnissen oder freien Projektaufträgen.

Beteiligte sind dabei…

  • Mandanten, deren Vakanzen (für Festanstellungen) oder Projekte (für freie Aufträge) wir bearbeiten und auf dieser Website sowie auf externen Online-Plattformen ausschreiben.
  • Kandidaten, die sich gezielt für Vakanzen oder Projekte bewerben - oder uns Ihr persönliches sowie fachliches Profil samt Unterlagen für eine potentielle Vermittlung freiwillig zur Verfügung stellen.

Um im Interesse aller Beteiligten eine erfolgreiche Vermittlung zu erreichen, müssen wir die jeweiligen Daten (Vakanzen, Projekte und deren Auftraggeber) sowie Informationen Angaben der Beteiligten verarbeiten, den direkten Kontakt zwischen den jeweils relevanten Beteiligten herstellen und dabei auch die Daten der Beteiligten (insbesondere Unterlagen der Kandidaten) weitergeben. Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung müssen wir unser Honorar abrechnen und erhalten dazu Kenntnis über die im Detail vereinbarten und für uns abrechnungsrelevanten Vertragskonditionen (zwischen Kandidaten und deren direkten Arbeitgebern bzw. deren direkten Auftraggebern).

Wir stützen die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten der Betroffenen auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO lit. a, lit. b und lit. f.

Sollte im Einzelfall eine explizite Einwilligung der Betroffenen notwendig sein, so werden wir diese einholen.

1.1 Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten …

  • zur Erbringung von Dienstleistungen Ihnen gegenüber und um Ihre Anfragen zu beantworten.
  • um Ihre Bewerbung/en als Kandidat/in zu erfassen, zu verwalten und durchzuführen, inkl. der Weiterleitung an Dritte (nach vorheriger Abstimmung über den Empfänger).
  • um Ihnen als Kandidat/in im Rahmen von Bewerbungsprozessen zusätzliche Dienstleistungen bereitzustellen indem wir Ihre Daten mit vertrauenswürdigen Dritten teilen (Erläuterungen weiter unten).
  • zur Anmeldung für unseren E-Mail-Benachrichtigungs-Service für Vakanzen.
  • zur Ihrer Information über die Verbesserung unserer bestehenden Dienste und Prozesse sowie Funktionen der Website.
  • zu Werbe- und Marketingzwecken, um Sie über neue Produkte, Dienstleistungen und sonstige Aktivitäten zu informieren (dem können Sie jederzeit widersprechen, z.B. über eine E-Mail an datenschutz@headhunter.digital).
  • um vertragliche Pflichten unseren Mandanten und Geschäftspartnern gegenüber zu erfüllen.
  • um Ihre Daten an Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben, falls wir dazu verpflichtet oder befugt sind.
  • um unsere technischen Systeme (weiter) zu entwickeln, zu testen und zu optimieren sowie für die Verbesserung von Prozessabläufen.

1.2 Bereitstellung Ihrer Daten gegenüber Dritten, die von uns als vertrauenswürdig eingestuft sind und eine Daten-Vereinbarung mit uns getroffen haben

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. Dritten bereitstellen, die bestimmte Dienste in unserem Auftrag ausüben oder uns gegenüber Dienstleistungen erbringen wie:

  • Technische Dienstleister, die Entwicklungsarbeiten und Tests an unseren technischen Plattformen und Datenbanken durchführen oder diese hosten und betreiben.
  • Projektmanager, Koordinatoren von Funktionen und Prozessen.
  • Externe Recherche-Mitarbeiter, Recruiter, Headhunter als freie Mitarbeiter oder Subunternehmer, die Projekte von uns bearbeiten und in Folge dessen z.B. im Rahmen konkreter Vakanzen Ihre Daten evaluieren und im Einzelfall direkt mit Ihnen in Kontakt treten könnten.

1.3 Wenn Sie sich als Kandidat/in für eine Vakanz bewerben:

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall an weitere Dritte übermitteln (die von uns als vertrauenswürdig eingestuft sind und eine Daten-Vereinbarung mit uns getroffen haben), um Ihnen oder unseren Mandanten und Geschäftspartnern jeweils explizit verlangte Dienstleistungen zu erbringen, u.a. …

  • zur Prüfung von Inhalten Ihrer Bewerbungsunterlagen, z.B. Ihren Arbeitszeugnissen.
  • zur Prüfung von Qualifikationen und Ausbildungsnachweisen.
  • zur Prüfung des Strafregisters (in denen es gesetzlich vorgeschrieben bzw. erlaubt ist).
  • zu Verifizierung von Angaben, die Sie aus dritten Quellen zur Verfügung gestellt haben.
  • für eignungsdiagnostische bzw. psychometrische Auswertungen (mit Ihrer gesonderten Einwilligung).

1.4. Wir sind stets folgenden Grundsätzen verpflichtet:

Transparenz - wir legen Ihnen offen, welche Daten wir verarbeiten und an wen wir Ihre Daten im Rahmen von Personalauswahlverfahren weiterleiten.

Zweckbindung - wir verwenden und verarbeiten Ihre Daten nur für die hier genannten Zwecke.

Datenminimierung - die Verarbeitung zusätzlicher personenbezogener Daten beschränken wir auf das notwendige Maß. Sind Informationen für das jeweilige Verfahren nicht relevant, so verarbeiten wir diese nicht.

Richtigkeit - damit Ihre Daten in unseren Systemen jederzeit korrekt und aktuell gehalten werden können, verlinken wir Ihren Datensatz in unserem CRM-System mit Ihren jeweiligen Business-Netzwerk-Profilen auf XING/LinkedIn/etc. (falls vorhanden und für uns zugänglich, wenn wir beide Nutzer dieser Plattformen sind) und gehen davon aus, dass Sie dort Ihre Daten stets selbst aktuell halten.

Speicherbegrenzung - wir speichern die von Ihnen überlassenen Daten und Dokumente bis zum Abschluss eines jeden Verfahrens zzgl. der Zeit für eventuelle rechtliche Einwände (bis zu 6 Monate). Danach löschen wir Ihre Daten, falls Sie uns keine Einwilligung zur längeren Speicherung gegeben haben.

Geschäftsfähigkeit - wir möchten keine Daten von Personen verarbeiten, die nicht gesetzl. volljährig oder voll geschäftsfähig sind. Rein technisch (über einen Website-Besuch einer Person) lässt sich dies nicht feststellen. Sollten wir im Nachhinein Kenntnis davon erlangen, so löschen wir alle Daten der betreffenden Personen.

2. Zu Bewerbungen generell

Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG-neu, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich an Unternehmensangehörige weitergegeben, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Wenn wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen, Ihre Bewerbung zurückziehen, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen oder uns zur Löschung der Daten auffordern, werden die von Ihnen übermittelten Daten inkl. ggf. verbleibender physischer Bewerbungsunterlagen für maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert, um den Hergang des Bewerbungsverfahrens im Falle von Unstimmigkeiten nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein sonstiger Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt.

Dieser Speicherung können Sie widersprechen, sofern Ihrerseits berechtigte Interessen vorliegen, die unsere Interessen überwiegen.

Wenn Sie in unseren Bewerber-Pool aufgenommen werden möchten, benötigen wir hierzu Ihre separate Einwilligung, die wir gesondert abfragen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Speicherzweck Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Ferner können Sie die Berichtigung, die Löschung und unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

3. Für Stellen in bei unseren Mandanten, für die wir Kandidat•inn•en suchen – u.a. über Online-Werbung, über Ausschreibungen auf Job-Plattformen und Recherchen/Kontaktaufnahmen über berufliche soziale Netzwerke

Damit meinen wir die Recherche nach geeigneten beruflichen Profilen und das Anlegen von Listen potentiell in Frage kommender Kandidat•inn•en, beispielsweise über folgende Quellen:

  • Die CV-Datenbanken von Job-Plattformen (u.a. Indeed)
  • Berufliche soziale Netzwerke wie z.B. LinkedIn, XING
  • Fachliche Themen-Plattformen (u.a. GitHub, Stack Overflow)

Zur Identifizierung möglicher Kandidat•inn•en ist es für ein Recruiting-Unternehmen wie unseres notwendig, berufliche Profile in solchen Quellen zu recherchieren und zu evaluieren. Hierbei ist die Einhaltung datenschutzrelevanter Vorgehensweisen wichtig. Dabei ist es meist nötig, Kennzeichnungen, Links/Lesezeichen für relevante Suchergebnisse zu Profilen möglicher Kandidat•inn•en zu erstellen. Dies tun wir meist innerhalb den jeweiligen Plattformen selbst über die dortigen professionellen Recruiting-Accounts (z.B. XING Talent Manager, LinkedIn Recruiter, Indeed CV-Datenbank) – d.h. in dem Fall speichern wir keine personenbezogenen Daten extern auf unseren Systemen.

Bei manchen Recruiting-Projekten legen wir das Ergebnis unserer Kandidaten-Recherchen und -Ansprachen unseren betreffenden Mandanten offen. In dem Fall übermitteln wir den Mandanten eine auf unseren Systemen angelegte Liste von Links zu den potentiellen Kandidaten-Profilen auf XING oder LinkedIn samt Vor- und Nachnamen. Diese Links und Namen sind ohnehin für unsere Mandaten selbst einsehbar (sowie für alle anderen Nutzer), da diese ebenso einen Zugang zu den jeweiligen Plattformen (XING und/oder LinkedIn) besitzen.

Die Ergebnisse der Recherchen dienen uns dazu, in Folge direkten Kontakt zu ausgewählten Personen über die jeweiligen Plattformen zu Recruitingzwecken aufzunehmen – im Fachjargon »Active Sourcing« genannt.

In Einzelfällen nutzen wir auch Online-Werbung, um Jobs zu vermarkten. Wenn Sie uns darüber kontaktieren und Interesse bekunden, so benötigen wir für die weitere Verarbeitung ebenso Ihre separate Einwilligung, die wir gesondert abfragen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im weiteren Verlauf recherchieren wir Ihr berufliches Profil in den oben genannten Quellen und nehmen es ggf. ebenso ins unsere jeweilige Recherche-Liste auf.

Um Ihre Bewerbung samt Ihren dafür bereitgestellten Unterlagen (CV, andere Dokumente, ergänzende Informationen) im Rahmen von Recruiting-Projekten an unsere Mandanten weiterzuleiten, benötigen wir auch Ihre separate Einwilligung, die wir gesondert abfragen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). (Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Weiterleitung an unsere Mandaten (der Sie zuvor zugestimmt bzw. gewünscht haben) auf Seiten der Mandaten deren Datenschutzinformationen zur Verarbeitung Ihrer Bewerbung gelten. Die jeweiligen Datenschutzinfos können Sie über die Websites der jeweiligen Mandanten einsehen.)

4. Speicherung von Links samt Personendaten zu Profilen

Das reine Betrachten öffentlich verfügbarer Informationen stellt keine datenschutzrechtliche Auswirkung dar, sofern die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen. Öffentlich zugänglich ist alles, was ohne Überwindung einer Zugangssperre frei betrachtet werden kann. Das Speichern eines Links unter Angabe des Vor- und Nachnamens des recherchierten Personenprofils  ist insofern zulässig, als dass es dem reinen Wiederauffinden des jeweiligen Profils im WWW dient. Auch ist die Speicherung von Vor- und Nachnamen zu dem Link statthaft und bedarf keiner expliziten Einwilligung der Betroffenen. Die Speicherung von Vor- und Nachnamen ist dahingehend unkritisch, als dass diese personenbezogenen Daten z.B. auf LinkedIn oder XING Bestandteil des Links selbst sind.

Die Hoheit über die personenbezogenen Daten liegt zu jeder Zeit bei den Betroffenen selbst, da diese durch ihre Profileinstellungen auf der jeweiligen Plattform die Sichtbarkeit ihrer Daten zu jedem Zeitpunkt regulieren können. Sofern sich Änderungen am Profildatensatz ergeben oder das Profil gelöscht wird, wird diese Änderung unter dem Profil-Link der Person direkt wirksam bzw. die Angaben zur Person sind nicht mehr sichtbar.

Zusätzliche Daten zu Kandidaten werden nur mit deren Einwilligung gespeichert, die wir gesondert abfragen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5.Umgang mit Ihren persönlichen Daten im Rahmen von Bewerbungen und Vermittlungen

5.1 Als Headhunter im Auftrag von Mandaten bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich über uns gezielt für Festanstellungen und Freelance-Projekte zu bewerben. Alternativ können Sie uns gegenüber Ihre Karrierewünsche auch initiativ äussern und uns Ihre Daten sowie Ihre Unterlagen freiwillig bereitstellen, um für Job-Angebote in Zukunft ggf. in Betracht gezogen und von uns kontaktiert zu werden.

5.2 Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn Sie uns eine Bewerbung übermitteln, verarbeiten wir Ihre darin enthaltenen und damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen samt Arbeitszeugnissen und Ausbildungsnachweisen, Ihr Foto, Notizen im Rahmen von Gesprächen und Telefonaten, externe Links zu Referenzen Ihrer Arbeiten, Links zu Ihren Profilen auf Sozialen Netzwerken etc.), soweit dies zur Evaluierung und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG-neu nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung) und - sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben - Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen - per E-Mail an datenschutz@headhunter.digital. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer jeweiligen Bewerbung beteiligt sind (dies können auch externe Dienstleister und Subunternehmer von uns sein, die zum Datenschutz verpflichtet wurden).

5.3 Aufbewahrungsdauer der Daten

Sofern wir Ihnen kein Job-Angebot unterbreiten können, Sie ein Job-Angebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden Ihre Daten gelöscht und die evtl. zugeschickten physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z.B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt haben (z.B. für eine Aufnahme in unseren Kandidaten-Pool bzw. über Ihre Registrierung) oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

5.4 Aufnahme in unseren allgemeinen Kandidaten-Pool

Es besteht die Möglichkeit, Sie in unseren Kandidaten-Pool aufzunehmen. Im Falle der Aufnahme werden alle Dokumente und Angaben Ihrer Bewerbung in unseren internen Kandidaten-Pool (CRM, Dateiablage) übernommen, um Sie im Falle von passenden Job-Angeboten zu kontaktieren.

Die Aufnahme in den Kandidaten-Pool geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Abgabe der Einwilligung ist freiwillig und steht in keinem Bezug zum laufenden Bewerbungsverfahren. Als Betroffene/r können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen - per E-Mail an datenschutz@headhunter.digital. In diesem Falle werden Ihre Daten aus dem Kandidaten-Pool unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe vorliegen. Ihre Daten aus dem allgemeinen Kandidaten-Pool werden spätestens nach zwei Jahren (nach Erteilung Ihrer Einwilligung) unwiderruflich gelöscht.

5.5 Bei erfolgreichen Vermittlungen: Weitergabe Ihrer Vertragsdaten für unsere Abrechnung

Für den Fall, dass wir Ihnen einen Job erfolgreich vermittelt haben, berechnen wir unser Honorar gegenüber unserem direkten Auftraggeber [A] .

Basis unserer jeweiligen Abrechnung sind die zwischen Ihnen und Ihrem neuen Arbeitgeber (bei Festanstellungen) oder Auftraggeber (bei Freelance-Projekten) vereinbarten Konditionen. Entweder Sie selbst bzw. [A] teilen uns die mit Ihnen vereinbarten Konditionen mit, so dass auf unserer jeweiligen Abrechnung alle folgende personenbezogenen Angaben stehen können:

Ihr vollständiger Name (als vermittelte/r Kandidat/in), der Name des an Sie vermittelten Unternehmens, das Datum Ihrer Vertragsunterzeichnung, das Datum Ihres vereinbarten Tätigkeitsbeginns, Ihr künftiger Jobtitel bzw. der Projektname des Auftrags (bei Freelancern), Ihre Probezeit (falls vereinbart), Ihre Gehaltsvereinbarung samt Nebenvereinbarungen (z.B. Dienstwagen, Provisionen/Bonusregelung), Ihre Honorarvereinbarung bzw. Ihre jeweiligen Honorarabrechnungen (bei Freelancern).

Auch können Sie selbst bzw. [A] den mit Ihnen geschlossenen Anstellungs- bzw. Dienst- oder Werkvertrag übermitteln, so dass wir daraus die abrechnungsrelevanten Daten entnehmen können. [A] sind von uns vertraglich dazu verpflichtet, diese abrechnungsrelevanten Daten offenzulegen.

Die Weitergabe Ihrer abrechnungsrelevanten Daten rund um eine Vermittlung ist dabei zur Vertragserfüllung erforderlich und den Interessen der Betroffenen entsprechend. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

Daneben gelten die gesetzlichen steuer-/handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten, derzeit: 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).

6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

6.1 Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den bereits oben genannten und im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

6.2 Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn …

  • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Einwilligung dazu erteilt haben.
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

6.3 Verpflichtung von Dritten zum Datenschutz

Wir verlangen von Dritten Mindeststandards hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz. Sofern personenbezogene Daten Dritten außerhalb der EU zur Verfügung gestellt werden bzw. diese von außerhalb der EU auf diese Daten zugreifen, werden wir dafür Sorge tragen, dass genehmigte Sicherheitsvorkehrungen bestehen.

6.4 Neue Eigentümer der Website oder des Unternehmens

  • Falls unser Unternehmen mit einem anderen Unternehmen fusioniert
  • oder von einem anderen Unternehmen übernommen wird
  • oder unsere Web-Anwendungen/Präsenzen gekauft werden
  • oder wir unsere Unternehmens-Rechtsform ändern …

dann übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten an die neuen Eigentümer. In einem solchen Fall werden Sie vorab entsprechend benachrichtigt und es wird (falls rechtlich erforderlich) Ihre Einwilligung eingeholt und berücksichtigt.

Weitere Infos entnehmen Sie unseren Datenschutzhinweisen: https://headhunter.digital/datenschutz/

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